一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
    1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
    2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
    3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
    （1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
    （2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
    还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
    4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
    （1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。
    （2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
    （3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
    （4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
    二．审单：即审核合同
    1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
    2．审单方法：
    （1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
    （2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
    （3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
    （4）单价，总额的审查：
    1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。
    2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
    （5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
    FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货， CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
    （1） FOB价格换算为其它价：
    CFR价 = FOB价 + 运费
    FOB价 +运费
    CIF价 = --------------------------------
    1 - 保险费率 X 投保加成
    （2） CFR价格换算为其它价：
    FOB价 = CFR价 – 运费
    CFR价
    CIF价 = ---------------------------------
    1 – 保险费率 X 投保加成
    （3） CIF价格换算为其它价：
    FOB价 = CIF价 X （1 – 投保加成 X 保险费率） - 运费
    CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）
    （6）付款方式审查：
    1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
    2. 支付的货币能否接受？
    （7）包装要求的审查：
    1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
    2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
    3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
    内包装：普合，白合，彩合，吸塑
    外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
    （8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
    （9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
    注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
    关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。
    1． 寄目录，样本：
    2． 准备样品。
    （1） 工厂现有的款式
    （2） 新款
    （3） 客户来样。
    要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为
    跟单员，我们要做到：
    A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。
    B： 新品的成本，价格要进行核算。
    C： 新品的制作要留有实样。
    D： 客户的来样要保存好原样。
    三．形式发票：PROFORMA INVOICE
    买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
    注意几点：
    1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）
    2 .交期要明确
    3 .付款条件要明确 （LC, TT）
    四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
    (1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
    (2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
    催证：货物快完成时，要催证。
    审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。
    改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
    (3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
    首先： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
    A． 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
    B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

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